Fælleskontoret
Vandforsyningernes Fælleskontor På Samsø
er et I/S dannet 25. november 1999. af følgende vandværker:
Ballen, Brundby, Haardmark, Mårup, Nordby, Onsbjerg, Samsø Kommunale, Sælvig havn, Tranebjerg samt Tunø Bys.(Tunø By er udtrådt i 2020)
Disse 10 vandværker indbetalte indskud til opstart og indretning i lejede bygninger.
Efter en årrække er en del af disse vandværker lagt sammen, således at medlemsskaren i VF nu består af :
SydSamsø Vandværk – NordSamsø Vandværk – Haardmark Vandværk – Onsbjerg Vandværk.
Alle vandværker har repræsentanter som samlet danner bestyrelse i VF.
De vælger hvert år en formand, kasserer samt sekretær.
Ingen er lønnet eller modtager honorar for dette arbejde.
Der holdes møder efter behov, de seneste år har det været ca. 2 om året.
1 om foråret, hvor der vælges formand mv. og godkendelse af det af reviderede regnskab.
1 om efteråret hvor budget for det næste år fremlægges af kontoret.
VF udfører arbejdsopgaver på vegne af de enkelte vandværker. Dette sker i de enkelte værkers eget regnskabsmodul, hvor økonomi føres i værkernes respektive bankkonti.
VF har 3 fuldtidsansatte, en med ansvar for den daglige drift af kontoret samt en assistent og en driftsleder, der har ansvar for pasning og den daglige drift af 2 vandværker. Personen deltager i de regelmæssige vandprøve udtagninger og har deltaget i de relevante hygiejnekurser der kræves.
Ligeledes har en stor del af øens smede, elektrikere samt entreprenører deltaget i hygiejnekursus omkring det at arbejde med rent drikkevand.
For vandværkerne udføres:
Forbrugsstyring:
Udsende opkrævninger / rykkere mv. Udsende / registrere aflæsningskort, indsamle og registrere elektroniske aflæsninger.
Aflæsninger.. Registrerer ejerskifte / adresseændringer samt udarbejde flytteopgørelse
Regnskab
Registrere og opgøre samt afregne opkrævede afgifter. (moms – ledningsført vand –spildevandsafgifter til stat og spilde-
vands selskab.
Regnskabsføring / bogføring.
Betale attesterede regninger for vandværkerne.
Møder
Forberede div. mødeaktiviteter, bestyrelsesmøder, revision af regnskaber, generalforsamlinger. Møder omkring indsatsplanlægning.
Målerstyring
Indhente tilbud / udtage målere til kontrol.
Ledningsregistrering
Løbende opdatering af ledningsnettet. Alle vandmålere på hele øen er opmålt med GPS.
Arbejdsopgaver på vegne af de enkelte vandværker :
Vandkvalitet
Udarbejder i samråd med myndighederne prøve terminer. Deltager fysisk i udtagning af de regelmæssige vandprøver følger op på disse .
Kvartalsvise pejlinger af boringer der efterfølgende skal elektronisk registreres.
Forbruger
Daglige forbrugerhenvendelser.
Kommunikation
Vedligehold af hjemmeside og andre elektroniske medier samt udfærdigelse af pressemeddelelser m.m.
Driften i VF
Der udarbejdes hvert efterår et budget for det følgende års drift af selve VF.
Dette budget indeholder beløb til løn – husleje – kontingenter kontorhold mødeudgifter – revision.
Foruden betjening af den enkelte vandværker udfører VF vandværkslignende ting for følgende
Ballen Brundby Fjernvarme a.m.b.a - Samsø Spildevand A/S- Grøn Varme Samsø A/S - Samsø Kommune
Der er indgået aftaler med disse 4 om afgift for dette stykke arbejde.
Det resterende beløb fordeles mellem vandværkerne i forhold til antal forbrugere og hvilke arbejdsopgaver der ønskes udført.
For Ballen-Brundby Fjernvarme udføres:
Forbrugsstyring
Udsende opkrævninger / rykkere mv. Udsende / registrere aflæsningskort, indsamle og registrere elektroniske
Aflæsninger.. Registrerer ejerskifte / adresseændringer udarbejde flytteopgørelse .
Regnskab
Registrere og opgøre samt afregne opkrævede afgifter. (moms – ledningsført vand –spildevandsafgifter til stat og spilde-
vands selskab. Beregne Nox afgift månedlig ud fra forbrugt halmmængde.
Regnskabsføring / bogføring / beregne og afregne leverandører af halm
Betale attesterede regninger.
Dette sker i værkets eget regnskabsmodul og via værkets egen bankkonto
Målerstyring
Indhente tilbud / udtage målere til kontrol.
Ledningsregistrering
Løbende opdatering af ledningsnettet.
For Samsø Kommune udføres
På vegne af Samsø Kommune opkræves spildevandsafgifter for de ejendomme som har egen brønd. Desuden opkræves
Spildevandsdelen hos de forbrugere som har lån til forbrug (indefrosne ejendomsskatter)Dette sker i værkets eget regnskabsmodul og i egen bankkonti.
Forbrugsstyring:
Udsende opkrævninger / rykkere mv. Udsende / registrere aflæsningskort, indsamle og registrere elektroniske
Aflæsninger.. Registrerer ejerskifte / adresseændringer samt udarbejde flytteopgørelse.
Regnskab
Registrere og opgøre samt afregne opkrævede afgifter. (moms – ledningsført vand –spildevandsafgifter til stat og spilde-
vands selskab.
Regnskabsføring / bogføring
Udfærdige årsrapport til viderebehandling i kommunen
For Samsø Spildevand udføres
På vegne af Samsø Spildevand opkræves spildevandsafgifter samt bidrag til kloakforsyningen og tømningsordningen
Afgifterne er indeholdt i opkrævningerne som udsendes fra de respektive vandværker.
For Grøn Varme udføres
Forbrugsstyring
Udsende opkrævninger / rykkere mv. Udsende / registrere aflæsningskort, indsamle og registrere elektroniske
Aflæsninger.. Registrerer ejerskifte / adresseændringer samt udarbejde flytteopgørelse .
SMS modul
VF har mulighed for at sende SMS ud til alle eller udvalgte forbrugere.
Derved er der mulighed for hurtigt at nå ud til forbrugerne med relevante oplysninger.